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电子文档管理对于现代办公的重大意义

来源:w88优德娱乐科技时间:2016-05-20 19:02责任编辑:admin

    电子文档管理平台:
 
    企业中员工的很多工作都是围绕电子文档展开,一个脑力工作者超过80%的工作时间是在和文档在打交道。
 
    1、企业文档资料分散存储在几十台甚至成百上千电脑中,如何做到快速统一访问?
 
    2、公司文档数量以十倍甚至百倍的速度增加,如何快速准确查找所需文档?
 
    3、公司员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,怎样避免重要文件丢失的情况?
 
    4、无从得知员工对哪些文档做过哪些操作,怎样避免工作失误后责任相互推诿的现象?
 
    5、领导无法掌握公司各部门人员对文档的操作情况或内部文档被使用情况和产生量统计,如何做到对全局的把控?
 
    6、电脑中的文档传来传去、版本混乱,修改编辑后无法确定哪个是最新版本?
 
    7、常有重要的纸质文档损坏后无法恢复或者丢失,给企业带来损失怎么办?
    文档传承管理思路
 
    1、不因人员交替而影响文件管理方式
 
    2、不因操作不当而导致数据损坏
 
    3、不因软件问题导致数据丢失
 
    4、不因人员流动而导致数据流失
 
    5、不因硬件问题而导致数据丢失
 
    6、不因调阅不当而导致严重后果等等
 
    文档管理平台上线后的收益主要有一以下方面:
 
    一、控制文档使用风险
 
    1、员工不再使用错误的版本、错误的文件
 
    2、不用担心员工使用文件后带走
 
    3、所有操作有记录可以追溯
 
    4、纸质档案借阅后忘记归还或者使用时损坏
 
    二、提高文档相关工作效率
 
    1、文件快速分享、推荐、分发,减少文档传递工作时间
 
    2、随时随地进行文件搜索、查找、借阅、浏览,更快,更方便
 
    3、文档工作流程在线化、减少审批间隔时间
 
    4、通过自动提醒文档需要会审、自动通知文档到期、各类文档报表等管理功能,让文档的管理工作更轻松、更智能
 
    三、形成公司文档知识库、确保公司知识传承
 
    1、公司文件永不丢失
 
    2、公司历史文件随时使用调阅
 
    3、新员工在线学习工作需要的质量规范与操作流程等类容
 
    哪些单位需要?
 
    军队、政府部门、医院、科研院所、世界五百强企业、大型国企、学校、中小企业等。